Propuesta metodológica de procedimientos dirigidos a la Planificación de gastos por áreas de responsabilidad (página 2)

3.1 Diagnóstico inicial del
problema.

Para la ejecución de este trabajo se partió del
Banco de Problemas de la Empresa Comercializadora
Sancti-Spíritus- UEB Uruguay donde:

Etapa de constatación inicial:

ü       Deficiente planificación de los
gastos por áreas de
responsabilidad

ü       Incorrecta apertura
de las áreas de responsabilidad

ü       Deficiente análisis y control de los gastos por
áreas de responsabilidad.

ü       Afectación en
la gestión
económica.

En los momentos iniciales la búsqueda estuvo dirigida a
descubrir las principales irregularidades respecto a los presupuestos de gastos por
áreas de responsabilidad.

El análisis de los instrumentos aplicados para el
diagnostico inicial de la muestra arrojó los
siguientes resultados:

Para profundizar todo lo referente a la investigación se
realizó análisis de documento (Anexo l)

La observación realizada al
inicio de la investigación para ver como
se hacía la planificación de gasto por áreas de
responsabilidad arrojó que un 30% reconocen la importancia
de la  planificación de gastos por áreas de
responsabilidad, solo un 5% lo utiliza en su modo de actuar y un
8% domina la influencia que tiene la planificación de gastos
por áreas de responsabilidad en la gestión
económica de la empresa. (Anexo ll)

La  encuesta a trabajadores dio
como resultados que un 30% no dominan los presupuestos de gastos,
un 20% alude no haber tenido capacitación en este sentido
y un 18 % emite criterios  en cuanto a este aspecto de forma
negativa. (Anexo lll)

3.2. Presupuesto por área
de responsabilidad

La confección de los presupuestos de gastos por
áreas de responsabilidad ha sido a partir de la estructura funcional de la UEB
(ver anexo lV) que cuenta con 11 áreas de responsabilidad,
para cada area de responsabilidad existe asociado un centro de
costo. (Ver anexo V)

 Para la planificación de gastos por áreas de
responsabilidad, se tuvo en cuenta el nivel de ventas planificado para el
año según se muestra en la tabla l el cual asciende a
$  12559000.00, y un margen comercial del 6% que
representa

$753540.00 para una planificación gasto por áreas de
responsabilidad ascendente a  $281521.00.

Tabla l Actividad Comercial

En el caso de la actividad por servicios prestados se
partió del nivel de ingresos previstos para la
actividad, y tomando como base las normas de consumo y series
históricas se elaboro el presupuesto de gastos según
muestra la tabla ll

Tabla ll  Actividad de servicios prestados

Para la actividad del comedor se tuvo en cuenta las series
históricas, y a partir del ingreso la planificación de
los presupuestos:

Tabla lll Actividad del comedor

Luego determinados los niveles de actividad, se confeccionan
los presupuestos de gastos que a su vez se analizan por elementos
los cuales relacionamos a continuación:

-           
Fila 01 Materias Primas y Materiales: En esta fila se
incluyen los consumos materiales los cuales han sido
detallados en el presupuesto de materiales auxiliares, teniendo
en cuenta además las series históricas para cada
área de responsabilidad. (Ver  Anexo Vl y VII)

Para el caso del área 10 Servicios de Transporte se toman las normas
de consumo para los lubricantes de acuerdo al consumo previsto de
combustible  tomando las normativas establecidas para el
MINAZ (Ministerio del Azúcar) según
muestra el anexo Vll, los restantes insumos y  el resto de
las áreas de acuerdo a las series históricas  para
un nivel de actividad similar al previsto, considerando
también una reducción 15% respecto al real del año
anterior. (Ver análisis de reducción de los
gastos).

-           
Fila 02 Combustible: Para el calculo de este elemento se
toma en cuenta la cantidad de equipos que posee la UEB,
distribuidos por cada área de responsabilidad para de
ahí tomando  las normas de consumo establecidas y los
 días a trabajar, los kilómetros a recorrer como
promedio diario hacer el calculo físico de este portador
energético, el que tomando como base el precio por litro (0.50 diesel
y 0.55 gasolina) nos da el valor a presupuestar, estos
cálculos se detallan en el anexo Vlll y lX.

A continuación mostramos un ejemplo para su mejor
comprensión:

Ejemplo

Área 05 Dirección

Fila 01 marca del equipo, fila 02
cantidad de equipos que posee el área de esta misma marca,
fila 03 plan de Kilómetros 
promedio recorridos de acuerdo a la serie histórica para un
nivel de actividad similar según datos reflejados en el expediente
del vehiculo, fila 04 al igual que la 03 se tomo del promedio
reflejado en el expediente de los equipos,  la fila 05 =
fila 02*fila 03*fila 04, la fila 06 se tomó de las normas
establecidas por el ministro del azúcar según muestra
en el anexo Vlll y ajustadas a cada equipo de acuerdo a sus
características
especificas.            

La Fila 07= Fila 05* (Fila 06/100)

La fila 08 es el precio al que Cupet vende el litro de
combustible que se sitúa en tarjetas magnéticas de
acuerdo a mecanismo establecido al efecto.

La Fila 09= Fila 07* Fila 08

-    Fila 03 Energía: se
incluye en esta fila el gasto de energía teniendo en cuenta
en cada área de responsabilidad los equipos instalados y el
consumo estimado diario según muestra el anexo X, que a su
vez se comparo con la lectura diaria del metro
contador y las series históricas del consumo de energía
en un nivel de actividad similar al propuesto, se planifica una
reducción del mismo en un 3% unido a un plan de ahorro no solo en horario pico
sino también el resto del dia.

-    Fila 04 Total Gasto Material:
Es la sumatoria de las filas 01+02+03

-    Fila 05 Salarios: Se tomó
en cuenta de la plantilla de cargos y  estructura de los
salarios abierta por áreas
de responsabilidad como se muestra en el anexo Xl,

Ejemplo:

Salario= (Salario Escala+ Estimulación+
Plus+Pagos adicionales)

Reserva para vacaciones= (Salario*9.09)

Total Salarios= Salario+Reserva para vacaciones

Área 01 Base de Almacenes principal

9 trabajadores  con un salario básico mensual de
$2437 a este valor se le determina el  9.09 (Reserva para
vacaciones) y se obtiene $221, la sumatoria de estos dos valores, $ 2658 es el valor
que va a la fila 05

En esta fila se tuvo en cuenta la salida de vacaciones en los
meses de julio y agosto de acuerdo al plan vacacional de la
Empresa Comercializadora Sancti-Spíritus.

-      Fila 06 Otros gastos de la
fuerza de trabajo: Es la
suma de la Fila 07+ Fila 08+Fila 09

–      Fila 07 Contribución a la
Seguridad social: Constituye
el 12.5% de la Fila 05 el cual se registra como gasto y se le
aporta al presupuesto del estado de forma mensual,

Ejemplo

Área 01 Base de Almacenes principal

Fila 05 $ (2658* 12.5)/100 = 332

-           
Fila 08 Seguridad social pagada a
corto plazo: esta formada por el 1.5% de la Fila 05.

Ejemplo

Área 01 Base de Almacenes principal

Fila 05 $ (2658* 1.5)/100 = 40

-           
Fila 09 Impuesto por la utilización
de la fuerza de trabajo: es el 25% de la Fila 05

Ejemplo

Área 01 Base de Almacenes principal

Fila 05 $ (2658* 25)/100 = 665

-           
Fila 10 Depreciación para la
reposición: se tomó sobre la base de los activos fijos distribuidos por
cada área de responsabilidad y las tasas de
depreciación vigentes para cada caso (Resolución
379/03), se tomo en cuenta además las series
históricas.

A continuación se muestra un resumen por áreas de
responsabilidad tomando cada activo fijo distribuido por
área y de acuerdo a las tasas y el valor del medio un
pronostico depreciación para de esta forma conformar este
gasto.

Distribución y Pronóstico de la 
Depreciación de los activos fijos tangibles

-           
Fila 11 Otros Gastos monetarios: en esta fila se analizan
por separado los gastos de dietas, los cuales están
incluidos en el total de los otros gastos monetarios, los cuales
se calcularon por cada área según anexo Xll.

-           
Fila 12 Total de Gastos por su naturaleza: esta fila es la
sumatoria de las filas 04+05+06+10+11

-           
Fila 13 Traspasos recibidos o enviados : esta formada por
los traspasos enviados de las áreas presupuestadas(área
05 dirección, 06
vicedirección comercial, 07 vicedirección
económica, 08 vicedirección logística, 09
Departamento de recursos humanos), este
 saldo aparece negativo en estas areas, y en las
restantes  que reciben el traspaso aparecen con saldos
positivos los cuales fueron  determinados a través de
un coeficiente que se determina dividiendo el total de gastos
indirectos de las áreas antes mencionadas de un periodo base
entre el salario de éste mismo periodo de las áreas que
prestan servicio, éste resultado
es el coeficiente que multiplicado por el salario pagado cada
área que vende o presta  servicio nos permitirá
conocer el valor que debe añadirse por este concepto.

-           
Fila 14 Total del presupuesto de  gastos: es la suma
de la Fila 12+ Fila 13

3.3. Validación Final de la propuesta de
solución.

La propuesta de procedimiento de
planificación de gastos por áreas de responsabilidad en
la Empresa Comercializadora Sancti-Spíritus-UEB Uruguay
arrojó resultados satisfactorios evidenciados en los
diferentes instrumentos aplicados

La observación realizada una vez concluida la
investigación arrojó que un 90% reconocen la
importancia de la  planificación de gastos por
áreas de responsabilidad, el 85% lo utiliza en su modo de
actuar y un 88% domina la influencia que tiene la
planificación de gastos por áreas de responsabilidad en
la gestión económica de la empresa. (Anexo ll)

Por otra parte se realizo nuevamente la  encuesta a
trabajadores dio como resultados que solo un 5% no dominan los
presupuestos de gastos, un 10% alude no haber tenido
capacitación en este sentido y un 5 % emite criterios en
cuanto a este aspecto de forma negativa. (Anexo lll)

A continuación se muestra un análisis de la
reducción de los gastos reales del 2006 respecto a la
proyección del 2007, y del real primer trimestre  en el
2006 y real 2007 del primer trimestre.

Análisis de la reducción de Gastos

La estructura de los gastos planificados para el 2007 es como
sigue:

Análisis de la estructura de los gastos planificados

Para que los gastos disminuyan existen varias vías, estas
dependen de las características de cada empresa y las
más importantes son las siguientes:

• Mecanismo y Automatización del
  Proceso de comercialización y
  prestación de servicios.
• Normación y Control del Consumo.
• Uso óptimo de los Materiales.
• Óptima utilización de la Jornada Laboral.
• Incremento de la Productividad del Trabajo.
• Capacitación de los trabajadores.
• Eliminación de los Gastos Productivos que surge
  producto a la
  infracción de la disciplina del trabajo.
• Pleno uso de las capacidades instaladas.

Cada uno de estos elementos, deben considerarse en la
proyección de los presupuestos de gastos.

Conclusiones

Ø       Con el presente
trabajo se ha logrado la eficacia en la planificación
de gastos por áreas de responsabilidad  en la Empresa
Comercializadora Sancti-Spíritus UEB Uruguay.

Ø       Se ha demostrado
que este medio constituye una vía esencial para medir 
los resultados y poder tomar decisiones

Ø       El establecimiento
de presupuestos de gastos por áreas de responsabilidad
posibilita la determinación y ajuste de las desviaciones,
lográndose sobre esta base un mejor control. 

Recomendaciones

Ø       Aplicar en lo
adelante los presupuestos de gasto por áreas de
responsabilidad  propuestas en el trabajo.

Ø       Realizar la
planeación sobre la base
de los modelos establecidos, para de
esta forma mejorar la Gestión Empresarial y
optimizar su objeto social.

Ø       Analizar 
periódicamente presupuestos de gasto por áreas de
responsabilidad  para determinar las posibles desviaciones,
para lograr un mejor control, y facilitar así la correcta
toma de decisiones.

Ø       Capacitar y superar
al personal del área contable
en lo referente a los presupuestos de gastos por áreas de
responsabilidad  para así posibilitar la rápida
implementación de la nueva herramienta.

Bibliografía

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Pedersen, H. W. Los costes y la política de precios / H. W. Pedersen. —
2. ed. — Madrid — Editorial  Aguilar, 1958. — p. 6.

Ø                  
Polimen, Ralph. Contabilidad  de  Costos: Conceptos y
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Polimen,  F. J. Fabo, A. H.  Aldelberg. — 2. ed.
–  Bogotá:  Megrew – Hill,  1989. — 467
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Ø                  
Rapin. A. Contabilidad analítica de explotaciones / A.
Rapin, J. Poly. –  Bilbao : Ediciones Deusto, 1967. — p.
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Ø                  
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de Cuba.-La Habana, Editora Política, 1997,–p. 
XV.

Ø                  
Schneider, Erich. Contabilidad industrial / E. Schneider. —
Madrid: Editorial Aguilar, 1962. — p. 7.

Ø                  
Tablada  Pérez, Carlos. El  pensamiento 
económico  de Ernesto Che  Guevara / C. Tablada
Pérez. — Ciudad  Habana: Editorial Casa de las
  Américas, /s. a./. — 210 p.

Ø                  
Vicente, M. La batalla de la competitividad se gana a
través de los costos /  M. Vicente, F. Repall. —
Valencia: /s. n./, 1998. — 235 p.

Anexos

Anexo l

EES Empresa Comercializadora Sancti-Spíritus- U.E.B
Uruguay

Guía para el análisis de documentos:

Objetivo: Constatar las orientaciones formuladas sobre la
planificación de gastos por áreas de responsabilidad en
la Empresa Comercializadora Sancti-Spíritus- UEB
Uruguay.

Aspectos:

1. Orientaciones emitidas por los organismos superiores
   (Ministerio del Azúcar, Grupo Empresarial de
   Aseguramiento), el PCC sobre la resolución
   económica.
2. Didáctica sobre la planificación de gastos por
   áreas de responsabilidad. 
3. Banco de problemas de la Empresa Comercializadora
   Sancti-Spíritus- UEB Uruguay.
4. Potencialidades sobre la puesta en práctica de los
   procedimientos dirigidos a la planificación de
   gastos.

Anexo ll

EES Empresa Comercializadora Sancti-Spíritus- U.E.B
Uruguay                        

Observación.

Objetivo: Valorar el modo en que se realiza la
planificación de gastos por áreas de responsabilidad en
la Empresa Comercializadora Sancti-Spíritus- UEB
Uruguay.

Aspectos:

1. Reconocen la importancia de la planificación de gastos
   por áreas de responsabilidad.

         
Si________                               
No________

2. Utilizan los presupuestos de gastos por áreas de
   responsabilidad en su modo de actuar

         
Si________                   
           
No________
               
 A veces ________

3. Dominan la influencia que tiene una correcta 
   planificación de gastos por áreas de responsabilidad
   en la gestión económica de la empresa. 

         
Si________                               
No________

Anexo lll

EES Empresa Comercializadora Sancti-Spíritus- U.E.B
Uruguay                                    

Encuesta a trabajadores:

Objetivo: Constatar la actualización de los conocimientos
de los trabajadores respecto a la planificación  de
gastos por áreas de responsabilidad, asi como el dominio sobre los presupuestos de
gastos.

Compañero(a):

Se está realizando una investigación relacionada con
la planificación de gastos en la Empresa Comercializadora
Sancti-Spíritus- UEB Uruguay, deseamos contribuya con la
misma dando respuesta sincera a las siguientes interrogantes,
solo tiene que marcar con una X no tiene que poner su nombre.

Cuestionario:

1. Domina usted los presupuestos de gastos por área de
   responsabilidad de su empresa.

Si________                             
No________

2. Ha recibido capacitación en estos últimos cinco
   años relacionados con la planificación de gastos por
   áreas de responsabilidad.

 Si________                            
No________

3.  Qué criterios le atribuye a la
   planificación de gastos por áreas de
   responsabilidad

         
Bueno________             
Regular________
                    
 Malo ________

Anexo No IV

Esquema Funcional de la EES Empresa
Comercializadora Sancti-Spíritus U.E.B Uruguay

Anexo V

Declaración de las áreas de responsabilidad en la
Empresa Comercializadora Sancti-Spíritus UEB Uruguay
                    

Anexo Vl